ACCESS

Microsoft Access è un’interfaccia software per la gestione di basi di dati di tipo relazionale (RDBMS) che sfrutta il Microsoft Jet Database Engine e che integra nativamente in sé un modulo per lo sviluppo rapido di applicativi (RAD, Rapid Application Development) gestionali.

In questo capitolo cominciamo ad esplorare più da vicino le funzionalità di Access.

Facciamo partire il programma e creiamo il nostro primo data base. Se la maschera iniziale di MS Access non appare automaticamente, possiamo creare il progetto dal menu file>nuovo e selezionare database vuoto.

La maschera principale che abbiamo quando lanciamo Access ci presenta un menu con una serie di categorie (a sinistra) e l’elenco di alcuni modelli predefiniti (in base alla categoria scelta) sulla parte centrale.

Figura

Tra le funzionalità più importanti, che incontreremo ed approfondiremo nel corso della guida, ricordiamo:

• Query – elementi importantissimi che permettono di effettuare interrogazioni, anche combinate, di diverse tabelle
• Maschere – permettono di creare interfacce grafiche, per la manipolazione e la visualizzazione dei dati. Si possono creare interfacce con finestre, menu, pulsanti, etc. Questo è rappresentato in maniera visuale, a favore anche dei meno esperti
• Report – modelli per la stampa personalizzabili

QUERY ACCESS

Si può dire che interroghiamo il database o, più tecnicamente, che effettuiamo delle query.

L’interrogazione non serve solo a visualizzare una tabella. Se esaminiamo una tabella singola, ad esempio quella dei libri, abbiamo alcune informazioni “in chiaro” come il titolo e altre sotto forma di codici, ad esempio l’autore, che rimandano ad altre tabelle.

Creare una query significa realizzare l’associazione tra i codici e le informazioni. Vedremo che con una query possiamo ottenere, ad esempio, l’elenco di tutti i libri con i nomi dei relativi autori, invece dei codici.

Creiamo una tabella autori. Possiamo inserire tutti i campi che vogliamo, ma è fondamentale, ai fini dell’esempio, inserire almeno i campi id_autore e nome. Una volta creata aggiungiamo qualche record. Figura 12. Esempio di tabella “autori”

Per visualizzare il nostro elenco di libri con i relativi nomi degli autori dobbiamo creare la query che utilizzi il legame logico stabilito dalle chiavi esterne.

Dalla sezione Altro del menu Crea, scegliamo Struttura Query.

All’apparire della finestra “Mostra tabella”, selezioniamo la tabella libri e clicchiamo sul pulsante Aggiungi; facciamo altrettanto con la tabella autori. Figura 13. Aggiungere tabelle per la query

Se le chiavi primarie ed esterne hanno lo stesso identico nome, viene creata automaticamente una connessione, raffigurata da una freccia che unisce i due campi. Correlazione tra le chiavi

Se invece abbiamo dato nomi diversi, non importa; basta posizionare il cursore su uno dei due campi (ad esempio, id_autore) e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il cursore sopra l’altro campo.

Nota: se creiamo un legame tra id_libro ed il numero civico dell’autore, Access lo prende tranquillamente anche se è evidente che dal punto di vista logico non ha alcun senso!

Una volta messe in gioco le tabelle, selezioniamo i campi che ci interessano. Per assegnare i campi alla query è sufficiente andarli a cliccare due volte direttamente nelle tabelle. Li vedremo apparire nella griglia in basso. Un esempio di query definita in modo visuale

Una volta stabiliti tutti i campi possiamo lanciare la query cliccando sul pulsante a forma di punto esclamativo nella barra degli strumenti in alto. Otterremo il nostro elenco dei libri con i relativi autori.

Possiamo chiudere e salvare la query, ricordando che è buona norma dare nomi significativi.

MASCHERA DI ACCESS

Possiamo creare semplici ma potenti applicazioni, dotate di pulsanti, caselle a discesa, opzioni e altre caratteristiche che rendono accessibile a tutti l’utilizzo dei dati.

Cominciamo subito selezionando la voce Creazione guidata Maschera dal menu a tendina Altre maschere che compare andando nel menu Crea. Figura 18. Creazione guidata di una maschera

Nella casella a discesa della prima finestra che appare scegliamo la tabella Autori e decidiamo di inserire nella maschera tutti i campi uno alla volta, col tasto di parentesi angolare singola, o tutti assieme con l’altro tasto. Aggiungere i campi alla maschera

Le finestre successive servono solo per lo stile e qui, come sempre, possiamo sbizzarrirci con i nostri esperimenti. Arrivati in fondo alla procedura, assegnamo un nome alla maschera e salviamo. La maschera appena costruita è piuttosto semplice ma ha già un’interfaccia che potremmo definire piuttosto intuitiva.

La maschera “Autori” completa

In basso troviamo una barra che ci permette di scorrere i record, oppure di posizionarci direttamente sul primo e sull’ultimo elemento.

Per modificare i dati basta mettere il cursore nel campo che ci interessa e scrivere a nostro piacimento. I dati saranno salvati immediatamente, questo perché la maschera è una versione grafica della tabella.

IL pulsante più a destra con l’asterisco serve per l’inserimento di un nuovo record.

Proviamo ad inserire un nuovo autore, a chiudere la maschera ed ad aprire la tabella Autori, i dati inseriti e le modifiche effettuate si riflettono immediatamente sulla tabella.

Report

Il Report è molto interessante specie per chi progetta piccoli sistemi gestionali invece per chi utilizza Access come semplice base di dati può essere una feature secondaria.

Creare quindi un report utilizzando la creazione guidata.

La prima finestra è uguale a quella che ci appare quando creiamo una maschera con la modalità guidata.

COME SI CREARE UN REPORT

Possiamo creare un report partendo da una qualsiasi tabella o query.

Questa volta lo creiamo basandoci sulla query costruita nelle lezioni precedenti vale a dire, quella che lega i libri ai rispettivi autori. L’obiettivo è quello di creare una stampa di tutti gli autori presenti nell’archivio e per ciascuno di loro elencarne tutti il libri.

Quando è chiesta la fonte dati del report, scegliere la nostra query.

Scegliere i campi da stampare

La maschera successiva ci chiede se vogliamo aggiungere dei livelli di gruppo. Dovessimo stampare semplicemente il contenuto di una tabella, e dato che ho intenzione di raggruppare per ogni autore tutti i suoi libri, direi che questa possibilità fa al caso nostro.

Come livello di gruppo scegliamo la chiave primaria dell’autore. Creare raggruppamenti

Dopo il raggruppamento verrà richiesto nella successiva maschera se si vuole un ordinamento. Un ordinamento per cognome e nome degli autori è l’ideale. Scegliere i criteri di ordinamento

Le finestre successive servono esclusivamente per lo stile e l’impaginazione. Infine si sceglie un nome al report, si chiude e riapre per vedere il risultato.

CONCETTI BASE DI UN DATABASE: ACCESS

Le entità di un database

Le entità sono gli oggetti principali del database. Un’entità rappresenta un gruppo omogeneo d’informazioni.

Supponiamo di voler progettare un database per una biblioteca, possiamo individuare come entità il libro, che è l’oggetto preponderante.

Ma la biblioteca non è solo un magazzino di libri, nel modello dobbiamo inserire il concetto di biblioteca come “servizio” ed aggiungere l’entità “utente”.

Tornando al libro, riflettiamo sul fatto che il libro è scritto da uno o più autori, è pubblicato da una casa editrice e appartiene ad un genere; quindi sono nate altre entità autore, casa editrice e genere.

Frequentando una biblioteca o chiacchierando con qualcuno che ci lavora sicuramente ci accorgiamo che di entità ce ne sono molte di più, ma per acquisire familiarità con le basi di dati, possiamo accontentarci di un modello di biblioteca in miniatura.

Vediamo ora in cosa consiste un’entità; partendo dall’esempio del libro: per descrivere un libro abbiamo bisogno di un titolo, di un autore, di un genere, di una casa editrice, di una data di pubblicazione, etc. Tutte queste informazioni che costituiscono l’entità libro, si chiamano attributi.

Le relazioni

Le entità non sono oggetti a se stanti ma sono in relazione tra loro. in un database ad esempio i libri sono legati ai generi; ogni libro appartiene ad un genere ed esistono molti liberi diversi dello stesso genere. Un libro è scritto da uno o più autori ed ogni autore può scrivere più libri. Figura 1. Modello entità/relazione

I libri sono presi in prestito dagli utenti; un utente può prendere in prestito uno o più libri e un libro può essere preso in prestito solo da un utente per volta.

Modellare un database può non essere semplice, bisogna scegliere bene quali elementi sono entità, quali attributi e quali relazioni.

Dopo aver introdotto il concetto di entità, scendiamo nel dettaglio della realizzazione. Per rappresentare un’entità con Access utilizziamo una tabella. Ogni colonna corrisponde ad un attributo dell’entità, (detto anche campo) e ogni riga della tabella (detta anche record) rappresenta un’istanza dell’entità (un caso particolare)

Volendo rappresentare ad esempio l’entità persona, possiamo impostare una tabella che abbia come colonne gli attributi di una persona (nome, cognome, data di nascita, indirizzo). Ogni riga (o record) corrisponde ad una persona particolare. Figura 1. Tabella “persona”

Gli attributi (o campi) rappresentano tipi diversi di informazione, ad esempio possiamo avere campi numerici o campi di testo, oppure campi per le date. In gergo informatico questa natura diversa dell’informazione si indica con la parola “tipo”. Anche Access lavora con i tipi: il nome dell’autore è di tipo testo (o stringa: sequenza di caratteri alfanumerici), la data è di tipo “data”, l’anno di pubblicazione può essere un tipo “numerico intero” e così via.

I tipi dei campi della tabella “persona”

È importante che i dati siano coerenti con i tipi corrispondenti, ad esempio, se nel campo data di nascita dell’autore inseriamo un numero come 01121980, commettiamo un errore di coerenza.

Lo schema della figura è quello che visualizziamo quando chiediamo di visualizzare la struttura della tabella. Nella visualizzazione della struttura possiamo impostare, visualizzare e modificare il tipo degli attributi; ad esempio nel campo nome inseriremo solamente delle stringhe di caratteri pertanto il tipo idoneo è il tipo testo; all’attributo data abbiamo assegnato il tipo data. Approfondiremo i tipi più avanti nella guida.

Se consideriamo un lungo elenco di persone, come l’elenco del telefono ad esempio, risulta plausibile trovare omonimie tra le persone, questo significa che alla coppia di informazioni nome, cognome corrisponde più di un record.

Risulta indispensabile allora realizzare un meccanismo che ci permetta di idenitificare in modo univoco i record, anche se hanno tutti i campi uguali tra loro.

La “chiave primaria” di un database

La soluzione è quella di inserire nella tabella un nuovo campo che funzioni da chiave primaria; è il più importante tra tutti gli attributi e garantisce l’individuazione di un determinato record all’interno di una tabella.

Tipicamente si tratta di un numero intero che viene incrementato automaticamente da Access ogni volta che aggiungiamo un record.

Non è sempre indispensabile creare un campo a parte; a volte esiste già un campo che è univoco per natura (ad esempio il codice fiscale) oppure si riescono a raggruppare un gruppo di più campi che presi tutti assieme costituiscono un elemento univoco. Ma è molto più frequente, specie nelle piccole applicazioni, che la chiave primaria sia un campo numerico, spesso indicato come campo ID (identificatore).

Tabella con chiave primaria

L’unicità di questo campo viene inoltre garantita dal fatto che, quando cancelliamo un record, il suo ID non è più riutilizzato. Ad esempio, se cancelliamo l’autore con identificativo 23, quella chiave viene persa per sempre.

La “chiave esterna”

Riportiamo il concetto di chiave primaria nel contesto della biblioteca: possiamo immaginare che ogni libro nella tabella dei libri sia riconoscibile univocamente dagli altri grazie al suo “ID”. Sarà molto comodo poter indicare solo questo numeretto per raggiungere sicuramente un certo testo.

Abbiamo anche detto che le tabelle possono essere messe in relazione tra loro. Prendiamo ad esempio la relazione tra libro e autore:

     Libro  ->  scritto da  ->  Autore

Supponiamo che un libro sia scritto da un autore e che un autore abbia scritto diversi libri. Secondo il discorse della chiave primaria la tabella Autore avrà un codice ID che identifica univocamente ogni autore. Quindi, per associare un libro ad un autore possiamo prevedere un campo, nella tabella Libro che contenga il codice dell’autore. Questo campo viene detto chiave esterna.

Possiamo pensare di effettuare lo stesso ragionamento anche per la relazione edito da con la casa editrice: il campo casa editrice nella tabella Libro è una chiave esterna e corrisponde ad un campo ID (chiave primaria) della tabella case editrici.

Tabella con chiavi esterne

Vantaggi pratici

Discorsi concettuali a parte il lavoro con le relazioni semplifica anche alcuni aspetti più pratici. Ad esempio possiamo essere certi che se inseriamo 100 libri della stessa casa editrice, scrivendo il nome 100 volte commetteremo qualche errore e comunque potremmo non scriverlo in modo identico e coerente ogni volta.

Se invece selezioniamo lo stesso nome da un elenco possiamo sbagliare editore me non avere lo stesso nome scritto male o in modo diverso. Questo garantisce miglior coerenza e semplicità di reperimento delle informazioni. Se, ad esempio cercassimo l’editore “Mondadori” il sistema non capirebbe che “Mondadori”, “mondadori”, “MONDADORI” e “Mondadorri” sono la stessa cosa.

Prendiamo anche ad esempio la modifica di un dato come l’indirizzo dell’editore. Ci convinciamo facilmente che è molto più semplice modificarlo una volta sola (mantenendo inalterato l’ID) che riscriverlo su centinaia di record dei libri.

DATABASE di dati: definizione e caratteristiche

Che cos’è un database di dati? A che cosa serve? Come crearne uno?

Un database è un grande insieme strutturato di dati persistenti. Per fare un esempio immediatamente chiaro è un elenco telefonico. Tuttavia, nel mondo dell’informatica, molto più spesso il database è associato con un software: un semplice database dunque potrebbe essere un singolo file contenente molti dati, organizzati per campi e tipologie, come un elenco di email a cui corrisponde un nome ed un cognome. In breve, possiamo considerarlo come un archivio organizzato di dati.

Un Database Management System (DBMS) è invece un programma progettato per creare, archiviare e gestire questi archivi. Il software DBMS consente agli utenti finali o ai programmatori di applicazioni di condividere i dati e metterli al sicuro: come è facile intuire, senza questo software è praticamente inutile ai fini informatici.

Certo, è possibile memorizzare una grande varietà di informazioni in un file di testo come un Documento di Word, ma questo metodo non è progettato per aggiungere o recuperare dati in modo efficiente e soprattutto è quasi inaccessibile per un computer, che non “legge” come un essere umano: i dati all’interno di un tale documento hanno forma libera e non sono strutturati rigidamente come richiederebbe un computer. Questo invece crea una struttura che permette di inserire e modificare rapidamente i dati desiderati.

APPLICAZIONI DATABASE di dati

Ci sono moltissime applicazioni per i database. Nel web hosting, ad esempio, offrono lo spazio ideale per memorizzare i dati. La capacità di recuperare rapidamente i dati da un database consente al CMS comporre le pagine web al volo, senza dover scrivere interamente le singole pagine in HTML.
In questo campo, il software più popolare è certamente MySQL che viene definito come un sistema di archiviazione relazionale e memorizza i dati come un insieme di tabelle, colonne e righe. WordPress fa un ampio uso di MySQL. Altri software molto popolari sono Microsoft Access, Filemaker, Microsoft SQL Server e Oracle.