Microsoft Access è un’interfaccia software per la gestione di basi di dati di tipo relazionale (RDBMS) che sfrutta il Microsoft Jet Database Engine e che integra nativamente in sé un modulo per lo sviluppo rapido di applicativi (RAD, Rapid Application Development) gestionali.
In questo capitolo cominciamo ad esplorare più da vicino le funzionalità di Access.
Facciamo partire il programma e creiamo il nostro primo data base. Se la maschera iniziale di MS Access non appare automaticamente, possiamo creare il progetto dal menu file>nuovo e selezionare database vuoto.
La maschera principale che abbiamo quando lanciamo Access ci presenta un menu con una serie di categorie (a sinistra) e l’elenco di alcuni modelli predefiniti (in base alla categoria scelta) sulla parte centrale.
Figura
Tra le funzionalità più importanti, che incontreremo ed approfondiremo nel corso della guida, ricordiamo:
- Query – elementi importantissimi che permettono di effettuare interrogazioni, anche combinate, di diverse tabelle
- Maschere – permettono di creare interfacce grafiche, per la manipolazione e la visualizzazione dei dati. Si possono creare interfacce con finestre, menu, pulsanti, etc. Questo è rappresentato in maniera visuale, a favore anche dei meno esperti
- Report – modelli per la stampa personalizzabili
QUERY ACCESS
Si può dire che interroghiamo il database o, più tecnicamente, che effettuiamo delle query.
L’interrogazione non serve solo a visualizzare una tabella. Se esaminiamo una tabella singola, ad esempio quella dei libri, abbiamo alcune informazioni “in chiaro” come il titolo e altre sotto forma di codici, ad esempio l’autore, che rimandano ad altre tabelle.
Creare una query significa realizzare l’associazione tra i codici e le informazioni. Vedremo che con una query possiamo ottenere, ad esempio, l’elenco di tutti i libri con i nomi dei relativi autori, invece dei codici.
Creiamo una tabella autori. Possiamo inserire tutti i campi che vogliamo, ma è fondamentale, ai fini dell’esempio, inserire almeno i campi id_autore e nome. Una volta creata aggiungiamo qualche record.
Figura 12. Esempio di tabella “autori”
Per visualizzare il nostro elenco di libri con i relativi nomi degli autori dobbiamo creare la query che utilizzi il legame logico stabilito dalle chiavi esterne.
Dalla sezione Altro del menu Crea, scegliamo Struttura Query.
All’apparire della finestra “Mostra tabella”, selezioniamo la tabella libri e clicchiamo sul pulsante Aggiungi; facciamo altrettanto con la tabella autori.
Figura 13. Aggiungere tabelle per la query
Se le chiavi primarie ed esterne hanno lo stesso identico nome, viene creata automaticamente una connessione, raffigurata da una freccia che unisce i due campi. Correlazione tra le chiavi
Se invece abbiamo dato nomi diversi, non importa; basta posizionare il cursore su uno dei due campi (ad esempio, id_autore) e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il cursore sopra l’altro campo.
Nota: se creiamo un legame tra id_libro ed il numero civico dell’autore, Access lo prende tranquillamente anche se è evidente che dal punto di vista logico non ha alcun senso!
Una volta messe in gioco le tabelle, selezioniamo i campi che ci interessano. Per assegnare i campi alla query è sufficiente andarli a cliccare due volte direttamente nelle tabelle. Li vedremo apparire nella griglia in basso. Un esempio di query definita in modo visuale
Una volta stabiliti tutti i campi possiamo lanciare la query cliccando sul pulsante a forma di punto esclamativo nella barra degli strumenti in alto. Otterremo il nostro elenco dei libri con i relativi autori.
Possiamo chiudere e salvare la query, ricordando che è buona norma dare nomi significativi.
MASCHERA DI ACCESS
Possiamo creare semplici ma potenti applicazioni, dotate di pulsanti, caselle a discesa, opzioni e altre caratteristiche che rendono accessibile a tutti l’utilizzo dei dati.
Cominciamo subito selezionando la voce Creazione guidata Maschera dal menu a tendina Altre maschere che compare andando nel menu Crea.
Figura 18. Creazione guidata di una maschera
Nella casella a discesa della prima finestra che appare scegliamo la tabella Autori e decidiamo di inserire nella maschera tutti i campi uno alla volta, col tasto di parentesi angolare singola, o tutti assieme con l’altro tasto. Aggiungere i campi alla maschera
Le finestre successive servono solo per lo stile e qui, come sempre, possiamo sbizzarrirci con i nostri esperimenti. Arrivati in fondo alla procedura, assegnamo un nome alla maschera e salviamo. La maschera appena costruita è piuttosto semplice ma ha già un’interfaccia che potremmo definire piuttosto intuitiva.
La maschera “Autori” completa
In basso troviamo una barra che ci permette di scorrere i record, oppure di posizionarci direttamente sul primo e sull’ultimo elemento.
Per modificare i dati basta mettere il cursore nel campo che ci interessa e scrivere a nostro piacimento. I dati saranno salvati immediatamente, questo perché la maschera è una versione grafica della tabella.
IL pulsante più a destra con l’asterisco serve per l’inserimento di un nuovo record.
Proviamo ad inserire un nuovo autore, a chiudere la maschera ed ad aprire la tabella Autori, i dati inseriti e le modifiche effettuate si riflettono immediatamente sulla tabella.
Report
Il Report è molto interessante specie per chi progetta piccoli sistemi gestionali invece per chi utilizza Access come semplice base di dati può essere una feature secondaria.
Creare quindi un report utilizzando la creazione guidata.
La prima finestra è uguale a quella che ci appare quando creiamo una maschera con la modalità guidata.
COME SI CREARE UN REPORT
Possiamo creare un report partendo da una qualsiasi tabella o query.
Questa volta lo creiamo basandoci sulla query costruita nelle lezioni precedenti vale a dire, quella che lega i libri ai rispettivi autori. L’obiettivo è quello di creare una stampa di tutti gli autori presenti nell’archivio e per ciascuno di loro elencarne tutti il libri.
Quando è chiesta la fonte dati del report, scegliere la nostra query.
Scegliere i campi da stampare
La maschera successiva ci chiede se vogliamo aggiungere dei livelli di gruppo. Dovessimo stampare semplicemente il contenuto di una tabella, e dato che ho intenzione di raggruppare per ogni autore tutti i suoi libri, direi che questa possibilità fa al caso nostro.
Come livello di gruppo scegliamo la chiave primaria dell’autore. Creare raggruppamenti
Dopo il raggruppamento verrà richiesto nella successiva maschera se si vuole un ordinamento. Un ordinamento per cognome e nome degli autori è l’ideale. Scegliere i criteri di ordinamento
Le finestre successive servono esclusivamente per lo stile e l’impaginazione. Infine si sceglie un nome al report, si chiude e riapre per vedere il risultato.
